Service d’appui au succès scolaire - Rapport d'activités 2011-2013

MOT DU DIRECTEUR

C’est avec plaisir que je vous présente le rapport d’activités 2011-2013 du Service d’appui au succès scolaire (SASS). Ce rapport souligne l’important travail que nous accomplissons dans le domaine du soutien scolaire afin d’améliorer la qualité de l’expérience étudiante à l’Université d’Ottawa.

De concert avec les facultés, le SASS met en place des pratiques et des services qui, en facilitant la transition, l’intégration, la réussite scolaire et la rétention des étudiants, s’arriment directement avec les objectifs du plan stratégique de l’Université d’Ottawa, Destination 2020.x.

Le SASS a dû, au cours des deux dernières années, faire face à une augmentation générale de la population étudiante et, de ce fait, à un accroissement des besoins en matière de diversité culturelle, de santé mentale et d’accessibilité.

C’est avec reconnaissance que je souligne l’appui que nous accordent la haute direction, les facultés et le personnel de l’Université d’Ottawa, mais j’aimerais tout particulièrement souligner le travail des personnes, tant les professionnels que les étudiants mentors, qui forment l’équipe du SASS. C’est grâce à leur dévouement et à leur esprit de collaboration que nous arrivons à instaurer des pratiques exemplaires en matière de services d’appui aux étudiants et à accomplir la mission du SASS.

Murray Sang
Directeur
SASS


MISSION

La mission du Service d’appui au succès scolaire (SASS) est d’offrir à la population étudiante les ressources et les outils qui favorisent la réussite et qui procurent une expérience universitaire de qualité. En collaboration avec les facultés et les services, le SASS contribue à amener les étudiants à définir et à atteindre leurs objectifs personnels, scolaires et professionnels tout au long de leurs études universitaires.


FAITS EN BREF

Nombre de services6
Nombre de consultations individuelles (2012-2013)22,111
Nombre d’employés53
Nombre d’étudiants RTE Environ300
Nombre de bourses accordées (2011-2013)10
Budget de fonctionnement$4.6M

ACTIVITÉS COURANTES DES SERVICES

CENTRE D’AIDE À LA RÉDACTION DES TRAVAUX UNIVERSITAIRES

Le Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires assure le développement des habiletés rédactionnelles et favorise chez les étudiants la compréhension des exigences liées à la rédaction universitaire afin qu’ils produisent des travaux avec compétence et autonomie. Les activités courantes du Centre sont:

  • de conseiller individuellement les étudiants de premier cycle ou de cycles supérieurs;
  • d’offrir des services adaptés aux besoins de divers groupes d’étudiants;
  • de monter des ateliers en salle de classe;
  • de produire des documents pédagogiques;
  • de créer des ressources pour éviter le plagiat;
  • d’offrir un espace et des outils de travail.

CENTRE DE RESSOURCES AUTOCHTONES

Le Centre de ressources autochtones fournit aux étudiants autochtones (Premières nations, Inuit, Métis) un lieu où ils peuvent enrichir leur apprentissage par diverses activités scolaires, sociales ou culturelles. Le Centre assure aussi la promotion des cultures et traditions autochtones dans les activités universitaires. Les activités courantes du Centre sont:

  • de conseiller individuellement les étudiants autochtones sur le plan de leurs besoins scolaires, sociaux ou spirituels;
  • d’offrir un espace de rencontre et de travail;
  • d’offrir des services de mentorat étudiant;
  • d’organiser des activités sociales et culturelles mettant en valeur les traditions autochtones;
  • de faire la promotion de l’Université dans les communautés autochtones.

SERVICE D’ACCÈS

Le Service d’accès assure la mise en œuvre de mesures adaptées et de stratégies d’apprentissage qui répondent aux besoins des étudiants qui ont un handicap physique, invisible ou intermittent ou qui sont aux prises avec un trouble psychosocial. Les activités courantes du service sont:

  • de conseiller individuellement les étudiants au sujet des stratégies d’apprentissage et des mesures adaptées;
  • de travailler avec le personnel des facultés pour mettre en place les mesures adaptées qui sont nécessaires et appropriées pour les étudiants handicapés;
  • d’assurer la gestion des examens adaptés (examens de mi-session et finaux);
  • d’offrir un service de transcription du matériel pédagogique en médias substituts;
  • d’offrir des services de mentorat en technologies d’apprentissage ou adaptées.

SERVICE DES CARRIÈRES

Le Service des carrières facilite l’éducation au choix de carrière en mettant à la disposition des étudiants des services et des ressources qui leur permettent d’élaborer un plan de carrière ou de préparer leur transition vers les études aux cycles supérieurs ou le monde du travail. Les activités courantes du service sont :

  • de fournir du counselling de carrière individuellement ou en groupe;
  • d’accompagner le cheminement de carrière des étudiants à l’aide de tests psychométriques, de critiques de CV et de simulations d’entrevue;
  • de créer des outils de développement de carrière (Guide de développement de carrière : Passez à l’action!, Que puis-je faire avec mes études?);
  • de mettre à la disposition des étudiants des avis de postes à pourvoir (Emplois en direct);
  • de mettre sur pied des activités de réseautage et des rencontres avec les employeurs.

SERVICE DE COUNSELLING ET DE COACHING

Le Service de counselling et de coaching permet aux étudiants de développer des habiletés cognitives, émotives et sociales qui sont essentielles à la réussite universitaire. Le Service accompagne à court terme les étudiants qui vivent des difficultés personnelles et facilite au besoin l’accès aux services psychologiques spécialisés qui existent dans la communauté. Les activités courantes du service sont:

  • de conseiller à court terme les étudiants qui vivent certaines difficultés;
  • de monter des ateliers sur des questions psychologiques liées aux études selon les besoins des étudiants;
  • de préparer des séances d’information et de formation adaptées aux besoins du personnel enseignant ou administratif.

UNITÉ D’APPUI AUX ÉTUDES

L’Unité d’appui aux études travaille de concert avec les facultés et les services universitaires pour mettre en œuvre divers services de soutien et d’encadrement des étudiants. Elle effectue des analyses pour comprendre le profil des étudiants, dégager les facteurs qui mènent à la réussite ou à l’abandon des études et assure le dépistage des étudiants à risque. Les activités courantes de l’unité sont :

  • de mettre sur pied des activités d’orientation (en été et en janvier);
  • d’assurer la gestion du Réseau des centres de mentorat étudiant;
  • de participer à divers projets d’analyse et de recherche liés à l’expérience universitaire;
  • de travailler avec les facultés pour dépister les étudiants à risque et proposer des mesures d’encadrement.

ORIENTATIONS ET RÉALISATIONS 2011-2013

TRANSITION ET INTÉGRATION

Le succès de la transition et de l’intégration à l’université dépend de la forme, de la qualité et de la fréquence des interactions qui constituent l’expérience universitaire. C’est entre autres par leurs interactions avec le SASS que les étudiants peuvent développer les attitudes, les comportements et les habiletés susceptibles de les ancrer dans la vie universitaire. Le principal objectif du SASS est d’établir des liens personnalisés ou significatifs avec les étudiants afin de les préparer à la vie universitaire. Les principales réalisations du SASS en matière de transition et d’intégration sont :

Activités de liaison et de recrutement dans les communautés autochtones

Depuis la création du poste d’agent de liaison, les activités de recrutement dans diverses communautés autochtones et écoles secondaires ont augmenté. On participe annuellement à près d’une centaine d’activités — tables d’information, séances d’information, présentations, partenariats avec des organismes autochtones de la région, etc. — qui rejoignent environ 5 000 étudiants potentiels. En septembre 2013, 432 étudiants autochtones étaient inscrits à l’Université d’Ottawa.

Suivi et encadrement des étudiants autochtones nouvellement admis

On établit un contact avec les nouveaux étudiants autochtones dès le mois de juillet pour les inviter aux activités d’orientation qui se déroulent en septembre et cerner le plus rapidement possible leurs besoins en matière d’intégration en milieu universitaire et urbain. Au cours des trois prochaines années, nous allons suivre le rendement scolaire des étudiants autochtones admis avec une moyenne inférieure à 80 %. L’objectif est de repérer les étudiants à risque afin de les encadrer le plus rapidement possible.

Activités de liaison et de transition au Service d’accès

Un poste visant à assurer la liaison et la planification d’activités de transition pour les étudiants handicapés a été créé dans le but de consolider les liens entre le Service d’accès, les conseils scolaires et les futurs étudiants. L’idée est de réorganiser les activités de transition afin qu’elles deviennent une partie intégrante de l’offre de services du Service d’accès et qu’elles englobent le travail de liaison qui doit se faire auprès des conseils scolaires pour attirer un plus grand nombre d’étudiants.

Orientation d’été

Le programme d’orientation d’été vise à faciliter la transition et l’intégration des nouveaux étudiants. Ceux-ci sont invités sur le campus avec leurs parents au cours de l’été pour d’abord avoir la chance de visiter les lieux, mais aussi pour se faire une meilleure idée de ce que leur faculté et les services universitaires ont à leur offrir. L’orientation d’été permet aux étudiants de se familiariser avec l’Université et de diminuer le stress associé à la rentrée. En septembre 2013, les six facultés d’accueil ont participé à l’orientation d’été, et plus de 1 500 étudiants et 1 800 parents en ont tiré parti.


RÉUSSITE SCOLAIRE ET ENGAGEMENT

La réussite scolaire et l’engagement sont au cœur de la mission du SASS. Il importe d’encourager les étudiants à se prévaloir des services du SASS, car c’est souvent ainsi qu’ils découvrent tout leur potentiel. Le principal objectif du SASS est d’assurer une offre de services ciblés et différenciés pour répondre aux besoins individuels des étudiants et aider divers groupes étudiants à relever des défis particuliers. Les principales réalisations du SASS en matière de réussite scolaire et d’engagement sont:

Prix du recteur pour l’excellence en service à la clientèle (équipe) au Service de counselling et de coaching

En 2012, l’équipe du Service de counselling et de coaching a reçu le Prix du recteur pour l’excellence en service à la clientèle (équipe). Chaque année, ce prix est décerné à une équipe qui se démarque par la qualité de son travail et de ses services. Ce prix fut d’autant plus apprécié qu’il a été remis à un moment où le Service venait de connaître une augmentation de la demande de l’ordre de 35 %.

Nouvelles installations pour le Service d’accès et le Centre de ressources autochtones

Dans le but d’améliorer l’accès et l’aménagement physique de deux services qui accueillent beaucoup d’étudiants, nous avons déménagé le Service d’accès et le Centre de ressources autochtones dans de nouveaux locaux. Le Service d’accès se situe maintenant au troisième étage du pavillon Desmarais, tandis que le Centre de ressources autochtones se situe au 1, rue Nicholas.

Services d’appui spécialisés en matière de compétences rédactionnelles

Le Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires a créé de nouveaux programmes d’appui spécialisés pour répondre aux besoins des étudiants autochtones et des étudiants internationaux en matière de rédaction de travaux universitaires.

Production d’un guide de rédaction en français

Le guide Outils de rédaction, qui a été conçu pour améliorer la qualité des travaux universitaires rédigés en français, est la première ressource du genre à être présentée aux étudiants. Il aborde une gamme de sujets allant de la réflexion critique au processus de rédaction, en passant par la structure d’un travail et les styles de référence à utiliser pour éviter le plagiat. La première édition du guide sera lancée officiellement par les Presses de l’Université d’Ottawa en janvier 2014.

Simplification des processus liés au counselling de carrière

Les responsabilités liées au counselling de carrière sont maintenant clarifiées entre le Service de counselling et de coaching et le Service des carrières. C’est maintenant le Service des carrières qui assure la coordination et l’interprétation des tests psychométriques auxquels les étudiants se prêtent pour clarifier leurs intérêts professionnels et leurs choix de carrière.

Zoothérapie

Le SASS travaille en collaboration avec le groupe Promotion de la santé, du Service de santé de l’Université d’Ottawa, pour mettre sur pied des séances de zoothérapie et aider les étudiants à combattre le stress et l’anxiété liés aux études universitaires. Les chiens vedettes de ce programme — Tundra, Rusty Bear et Sassy — ont des séances de jeux et d’affection avec, au total, de 20 à 40 étudiants chaque semaine.

Programme ciblé de développement professionnel

Le Service des carrières a mis sur pied des services de développement de carrière adaptés aux besoins de divers groupes d’étudiants : internationaux, autochtones, handicapés, LGBTA, etc. Au cours des prochains mois, le Service des carrières compte aussi s’installer au pavillon Roger-Guindon afin de mieux servir les étudiants des cycles supérieurs inscrits dans les programmes de la Faculté des sciences de la santé.

Centre de mentorat pour étudiants adultes et transfert de crédits

Pour aider les étudiants adultes à tirer parti des services universitaires, l’Unité d’appui aux études a mis sur pied le Centre de mentorat pour étudiants adultes qui, par un programme de jumelage et d’ateliers, donne aux étudiants adultes l’occasion de se réunir pour parler des défis qu’ils vivent. L’Université d’Ottawa admet entre 1 200 et 1 300 étudiants adultes annuellement.

Soutien spirituel d’un aîné autochtone

Le soutien spirituel fait maintenant partie de la gamme de services offerts par le Centre des ressources autochtones. En plus de participer à des rencontres individuelles, l’aîné est appelé à mettre sur pied des cercles de partage ou de guérison et à participer à diverses cérémonies autochtones qui se déroulent sur le campus ou à proximité.

Counselling par les pairs

Le Service de counselling et de coaching a mis sur pied un réseau de soutien informel offert par les pairs. Ainsi, un étudiant qui utilise les services de counselling peut, entre deux rendez-vous, profiter du soutien d’un pair pour s’aider à traverser des périodes difficiles.


RÉTENTION ET PERSÉVÉRANCE

L’approche collaborative adoptée par le SASS donne lieu à d’importants partenariats avec les facultés et certains services universitaires en matière de soutien scolaire. Le principal objectif est de développer une culture universitaire d’entraide qui favorise l’apprentissage, la rétention et la persévérance pour l’ensemble des étudiants. Les principales réalisations du SASS en ce qui a trait à la rétention et à la persévérance sont :

Ventus

Le secteur des technologies de l’information du SASS a créé Ventus, une application Web, pour faciliter la gestion des dossiers des étudiants qui recourent à ses services. Le Service d’accès et le Service de counselling et de coaching sont les premiers services à l’utiliser pour gérer les demandes de services adaptés et améliorer les communications entre les étudiants, les conseillers, les spécialistes du Service d’accès et les facultés.

Partenariats avec le Centre de recherche et des services psychologiques et le programme de maîtrise en counselling éducationnel

Grâce à ces deux partenariats, le Service de counselling et de coaching peut, d’une part, diriger les étudiants qui ont besoin d’un suivi psychologique vers les services offerts par les doctorants de l’École de psychologie dans le cadre de leurs stages et, d’autre part, encadrer les stages de formation des étudiants inscrits à la maîtrise en counselling éducationnel.

Services de counselling et de coaching dans les résidences

Le Service de counselling et de coaching a augmenté son offre de services en résidences en y ajoutant des ressources. Au conseiller qui est déjà affecté aux résidences, on a ajouté un deuxième conseiller à temps complet et un stagiaire à temps partiel. On vise à ce que le deuxième poste de conseiller devienne un poste régulier d’ici à 2014.

Sensibilisation et formation à l’intervention en situation de crise

Le Service de counselling et de coaching donne des séances de formation auprès des membres du personnel enseignant et administratif. À la demande du personnel de la Faculté des sciences sociales, le Service a monté des ateliers abordant des questions liées à la santé mentale et à la façon d’intervenir auprès des étudiants en crise. En 2014, le Service rencontrera le personnel de la Faculté des arts et de la Faculté des sciences.

Bourses de la Campagne campus

Dans le cadre de la Campagne campus 2012, le SASS a créé une nouvelle bourse d’études qui sera remise annuellement à un étudiant inscrit au Service d’accès. Cette bourse s’ajoute à la gamme de ressources disponibles pour réduire les obstacles à l’apprentissage et aider les étudiants handicapés à réussir dans leurs études universitaires.

Bibliothèque virtuelle de carrière

En collaboration avec la Bibliothèque, le Régime d’enseignement coopératif et le Centre des carrières de l’École de gestion Telfer, le Service des carrières met à la disposition des étudiants et des diplômés un portail qui réunit les ressources de l’Université en matière d’orientation et de développement professionnels.


RECHERCHE ET ANALYSE

L’Unité d’appui aux études effectue des recherches et des analyses afin de mesurer l’impact des services sur la qualité de l’expérience universitaire. Le principal objectif est de tracer un portrait global de l’expérience étudiante à l’Université d’Ottawa afin de comprendre les facteurs de réussite, d’abandon ou d’échec. Les principales réalisations du SASS en matière de recherche et d’analyse sont :

Projet cohorte (collaboration SASS-GES)

L’unité d’appui aux études participe à la mise sur pied du projet cohorte, qui consiste à élaborer un cadre pour l’analyse des besoins et des défis propres aux étudiants de première année. Ce projet permet de suivre le parcours des étudiants, de capter les moments où ils entrent en interaction avec divers points de service et de documenter les besoins exprimés au fil du temps. Des rapports hebdomadaires et de session (automne, hiver et été) sont rédigés par l’équipe chargée du projet.


PRIORITÉS

Au cours des prochains mois, le SASS aimerait concrétiser divers autres projets. En voici quelques exemples.

    • Le Service d’accès cherche à susciter un changement de culture à l’égard des mesures adaptées. Ce changement repose en partie sur l’implantation du système Ventus, la mise en place de méthodes de communication plus directes entre les étudiants et les professeurs, et la valorisation des responsabilités de chacun dans le processus d’apprentissage et la gestion des mesures adaptées.

    • Le Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires désire poursuivre la recherche de nouvelles approches pédagogiques en rédaction de travaux universitaires, car elle doit tenir compte de plusieurs facteurs, notamment les divers niveaux de compétence en langue, les différences culturelles, les styles d’apprentissage, l’utilisation des outils informatiques, les ouvrages de référence et le plagiat.

    • Le Centre de ressources autochtones envisage d’élaborer de nouvelles stratégies de promotion pour mettre davantage en évidence les cultures et les traditions autochtones sur le campus et ainsi favoriser leur ancrage dans la culture universitaire.

    • Le Service de counselling et de coaching souhaite intensifier la formation en coaching, car c’est une approche qui permet d’élargir les modes d’intervention et d’inclure le soutien par téléphone, par voie électronique ou en groupes, en plus d’attirer les étudiants qui ne sont pas nécessairement en crise.

    • Le Service des carrières veut mettre l’accent sur la mise en place de services adaptés aux besoins de divers groupes d’étudiants — internationaux, autochtones, handicapés, LGBTA, etc. —, mais il veut aussi plus précisément répondre aux besoins des facultés ou programmes d’études.

    • L’Unité d’appui aux études envisage d’élargir le programme d’orientation pour l’offrir aussi aux étudiants qui sont admis en janvier. De plus, elle travaille à l’élaboration de nouveaux projets de soutien et d’encadrement qui, tout en favorisant la collaboration entre les facultés et les services, entraîneront des changements importants dans les pratiques de l’établissement.

2011-2013 STATISTICS

Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires2011 - 20122012 - 2013Centre de ressources autochtonesMentorat étudiantService d’accèsService des carrièresService de counselling et de coaching

Étudiants en consultation individuelle12101211
Visites au Centre33493101
Présentations et ateliers en classe6250
Étudiants ayant assisté aux présentations et ateliers en classe23522350
Étudiants inscrits au Centre180211
Étudiants en consultation individuelle-200
Étudiants ayant assisté à des ateliers-50
Communautés visitées7886
Étudiants en consultation individuelle10,35916,990
Visites17.41631,350
Étudiants en consultation individuelle12241262
Nombre d’examens adaptés--
Examens de mi-session31543879
Examens finaux35154024
Été650634
Étudiants en consultation individuelle1422662
Étudiants ayant assisté à des ateliers16062272
Étudiants ayant obtenu des critiques de CV et des simulations d’entrevue-1162
Étudiants présents aux activités de réseautage et aux foires d’information16691221
Étudiants en consultation individuelle17611781

RÉSULTATS DE L’ENQUÊTE DE FIN DE PROGRAMME

L’Enquête de fin de programme est réalisée l’automne auprès de tous les étudiants qui sont sur le point de terminer un programme de baccalauréat. Voici les résultats des enquêtes de 2011 et de 2012 en ce qui a trait au volet « Satisfaction à l’égard des installations et des services ».

La question 15, qui touche les services du SASS, se lit comme suit : « Dans quelle mesure êtes-vous satisfait ou insatisfait des installations et des services suivants à l’Université d’Ottawa? » Les taux de satisfaction pour chacun des services se présentent comme suit :

    • En 2011, quatre services sur six ont eu un taux de satisfaction égal ou supérieur à 80 %.

    • En 2012, un service a obtenu un taux de satisfaction de 90 %, et trois services sur six ont eu un taux de satisfaction supérieur à 80 %.

    • De 2011 à 2012, tous les services ont vu les taux de satisfaction à leur égard augmenter ou demeurer stables.

Service 2011 2012

Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires82%82%=
Nombre total de réponses822768
Centre de ressources autochtones80%90%+ 10
Nombre total de réponses227243
Services d’accès81%83%+ 2
Nombre total de réponses410429
Services des carrières69%72%+ 3
Nombre total de réponses1076956
Services de counselling et de coaching74%75%+ 1
Nombre total de réponses847827
Services relatifs au programme de mentorat étudiant78%83%+ 5
Nombre total de réponses606610

COMMUNICATIONS ET MARKETING

Voici la liste des articles qui ont paru dans la Gazette de l’Université d’Ottawa de 2011 à 2013.

    • La zoothérapie pour réduire le stress et l’anxiété des étudiants (octobre 2013)

    • « Outils de rédaction » : un nouveau guide pour se remettre dans le bain de l’écriture (septembre 2013)

    • Un vent de nouveauté souffle sur le Service d’accès (mai 2013)

    • Sortir du placard en milieu de travail (mars 2013)

    • Six étudiants de l’Université d’Ottawa reçoivent la Bourse de mentorat CIBC (février 2013)

    • Le Service d’accès déménage (novembre 2012)

    • Foire sur la santé mentale à l’Agora : vous n’êtes pas seul (octobre 2012)

    • Les étudiants qui se font aider par le Service de counselling et de coaching ont plus de chances de bien réussir et d’obtenir leur diplôme dans les délais prévus (septembre 2012)

    • Le diplômé Ian Charlebois appuie les étudiants de l’Université d’Ottawa aux prises avec des troubles d’apprentissage grâce à un don de 10 000 $ (juin 2012)

    • L’Université d’Ottawa honore le Service de counselling et de coaching du SASS (mai 2012)

    • Le SASS lance une nouvelle bourse d’études dans le cadre de la Campagne campus 2012 (mars 2012)

    • Une nouvelle initiative de soutien par les pairs offerte par le SASS (février 2012)

    • L’Université d’Ottawa lance la Bibliothèque virtuelle de carrière pour aider les étudiants et les diplômés dans leur avancement professionnel (février 2012)

    • L’Université a le plaisir d’accueillir Morning Star, la nouvelle conseillère aînée du Centre de ressources autochtones du SASS (octobre 2011)

PERSONNEL

ServiceEmployésÉtudiants

Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires522 to 25
Centre de ressources autochtones33
Services d’accès1535 to 80
Service des carrières825 to 28
Service de counselling et de coaching158
Unité d’appui aux études72 to 19
Réseau de mentorat étudiant0220

BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Budget de fonctionnement
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